Von der Bestandsaufnahme zur Roadmap: Wie eine Gap-Analyse Ihr DAM auf das nächste Level hebt

Viele Unternehmen nutzen ihr Digital Asset Management (DAM) täglich – aber oft unbemerkt mit Reibungsverlusten. Assets sind schwer auffindbar, Prozesse zu manuell, Integrationen lückenhaft.

Die Folge: Zeitverlust, Frust und unnötige Kosten.

Abhilfe schafft eine strukturierte Gap-Analyse, die zeigt, wo das aktuelle DAM-System an seine Grenzen stößt – und wie man es zukunftsfähig macht.

Schritt 1: Status Quo erfassen

Bevor Lücken sichtbar werden, braucht es eine Bestandsaufnahme:

  • Nutzung: Anzahl User, Uploads, Downloads, Zugriffe.
  • Content & Qualität: Welche Assets sind aktuell, welche veraltet?
  • Integrationen: Wie gut funktioniert der Datenaustausch mit CMS, PIM oder Shopsystemen?
  • Prozesse & Rollen: Wer darf was? Gibt es klare Verantwortlichkeiten?

Ergebnis: Ein klares Bild der aktuellen Stärken und Schwächen.

Schritt 2: Gaps identifizieren

In Workshops, Interviews und durch Datenanalyse werden Schwachstellen sichtbar:

  • Assets sind nicht auffindbar → schlechte Metadaten oder fehlende Suchlogik.
  • Zu viele Dubletten → kein definiertes Lifecycle-Management.
  • Kampagnen verzögern sich → manuelle Workarounds erkennen und im DAM abbilden (wenn möglich).
  • Externe Zugriffe sind kompliziert → fehlende Portal- oder Sharing-Funktion.

Ergebnis: Konkrete „Pain Points“, die Zeit und Geld kosten.

Schritt 3: ROI berechnen

Jede Lücke hat ihren Preis. Beispiel: Wenn drei Mal pro Woche zwei Stunden für die Asset-Suche verloren gehen, kostet das bei 40 €/h rund 12.480 € pro Jahr. Hochgerechnet auf alle Pain Points summiert sich damit schnell ein sechsstelliger Schaden.

Ergebnis: Business Case mit klar messbarem ROI.

Schritt 4: Zielbild & Roadmap entwickeln

Auf Basis der Analyse entsteht ein Handlungsplan. Sie erstellen ein Excel und bewerten Aufwand (low-high) und Auswirkung (Zufriedenheit der User), so dass sie schnell, sehen wo die Handlungsfelder liegen: 

  1. Quick Wins (z. B. Metadaten-Standards einführen).
  2. Strukturelle Verbesserungen (z. B. Integrationen stabilisieren).
  3. Strategische Maßnahmen (z. B. neue UI, Lifecycle-Management, Training).

Ergebnis: Ein realistischer Fahrplan mit Prioritäten, Ressourcenplanung und Quick Wins.

Schritt 5: Umsetzung & Aftercare

Nach der Roadmap beginnt die Umsetzung – und genauso wichtig: das Monitoring. User-Feedback, Trainings und regelmäßige Audits sichern den Erfolg langfristig.

Fazit

Eine Gap-Analyse bringt Ordnung ins Chaos und macht Ihr DAM zu dem, was es sein soll: Single Source of Truth für Ihr Unternehmen. Wer heute investiert, spart morgen Zeit, Kosten und Nerven – und schafft die Basis für skalierbare digitale Prozesse.

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Extra-Tipp zur Priority-Impact-Matrix

Stellen Sie alle identifizierten Gaps in einer Priority-Impact-Matrix dar.

Vorlagen finden sich überall, z.B. auf Canva: https://www.canva.com/templates/?query=effort-impact-matrix 

  • Achse X = Aufwand (low → high)
  • Achse Y = Auswirkung (low → high)

So wird sofort sichtbar, welche Maßnahmen Sie zuerst angehen sollten:

  • Quick Wins (low effort / high impact)
     Sofort starten – z. B. bessere Metadaten-Richtlinien oder User-Trainings.
  • Strategische Projekte (high effort / high impact)
     In die Roadmap aufnehmen – z. B. Systemintegrationen oder UI-Redesign.
  • „Nice-to-haves“ (low impact)
     Dokumentieren, aber hinten anstellen.

Damit vermeiden Sie endlose Diskussionen und können den Stakeholdern klar zeigen: Hier liegt der größte Nutzen bei geringstem Aufwand.

Canva Vorlage hier zu finden: https://www.canva.com/templates/EAEGC55jgEo-impact-effort-matrix-brainstorm-presentation/