Metadaten sind wesentlich, um digitale Assets zu beschreiben und zu klassifizieren. Sie geben Auskunft über Standardinformationen wie Erstellungsdatum, Dateigröße, Autor, Copyright-Informationen usw., aber auch über die Geolocation (GPS-Daten) oder unternehmensinterne Kategorien. Metadaten sind unverzichtbar, um große Asset-Bestände sinnvoll durchsuchen und nutzen zu können.
In der Praxis gibt es aber einige Gründe, die zu einem schlecht gepflegten Bestand führen: