Klare Anforderungen vor der DAM-Planung
Bevor eine Digital Asset Management (DAM)-Initiative startet, ist es entscheidend, die eigenen Anforderungen realistisch einzuschätzen. DAM bietet Vorteile für nahezu jedes Unternehmen – doch Projekte scheitern oft, wenn Erwartungen nicht zu den tatsächlichen Möglichkeiten passen.
Organisation schlägt Technik
Viele Unternehmen versuchen, fehlende Prozesse mit Software zu kompensieren. Doch ohne klare Regeln und Workflows bleibt auch das beste DAM wirkungslos.
✔ DAM-Software bildet Richtlinien ab, sie ersetzt sie nicht.
✔ Ohne verbindliche Ablagen, Strukturen und Benennungsregeln entsteht nur digitales Chaos.
Beispiel: Wenn Dateien verschwinden, liegt das oft daran, dass sie lokal gespeichert wurden – nicht daran, dass Software fehlt. Eine klare Anweisung zur zentralen Ablage hätte das Problem gelöst.
Analyse des Status quo
Dokumentieren Sie, wie Ihre Workflows heute funktionieren – pragmatisch, nicht formal:
- Wie werden Dateien benannt?
- Wo werden sie abgelegt?
- Wie erfolgt die Information über neue oder geänderte Dateien?
- Welche Formate nutzen Sie für Web, Social Media, im Archiv oder im Print?
Teilen Sie diese Übersicht mit Kollegen. Unterschiedliche Antworten zeigen, wo Prozesse vereinheitlicht werden müssen.
Von der Ist- zur Soll-Vision
Erweitern Sie Ihre Prozessdokumentation um eine Zukunftsperspektive:
- Wie sollen Workflows künftig laufen?
- Wo sind die größten Zeitfresser?
- Welche Rolle soll DAM dabei spielen?
So entsteht eine gemeinsame DAM-Vision, die Erwartungen bündelt und die Auswahl der passenden Software erleichtert. Gleichzeitig erkennen Sie Unterstützer und mögliche Widerstände im Unternehmen.
Rahmenbedingungen prüfen
Jede DAM-Strategie bewegt sich in Grenzen:
- Unternehmensrichtlinien der IT
- Zertifizierungsanforderungen
- Datenschutz- und Compliance-Vorgaben (z. B. Speicherort, Cloud-Verbot, Regularien)
Gerade in sensiblen Branchen wie Gesundheitswesen, Forschung oder Finanzdienstleistung sind klare Vorgaben einzuhalten. Fragen Sie bei den Anbietern gezielt nach Hosting, Verschlüsselung, Notfallkonzepten und On-Premise-Alternativen.
Fazit: Regeln + Prozesse = Erfolgreiches DAM
Ein DAM-Projekt gelingt dann, wenn es auf klaren Prozessen basiert und die rechtlichen wie organisatorischen Rahmenbedingungen berücksichtigt.
- Dokumentieren Sie, wie Sie heute arbeiten.
- Definieren Sie, wie es künftig laufen soll.
- Stimmen Sie Ihre Vision mit allen Beteiligten ab.
So schaffen Sie die Basis, auf der eine DAM-Lösung echten Mehrwert bringt – statt nur bestehendes Chaos zu digitalisieren.