Aus dem DAM herausgewachsen?
Wenn alte Ideen neue Anforderungen blockieren
Viele Unternehmen modernisieren ihre Marketing- und Content Prozesse, investieren in neue Tools, automatisieren Workflows und nutzen immer mehr Kanäle. Doch ein System wird oft vergessen: das DAM. Während überall alles agiler, vernetzter und datengetriebener wird, schlummern im DAM noch die alten Formate, Metadaten und Strukturen – Relikte einer früheren Arbeitsweise.
Problem: Das DAM denkt noch in alten Bahnen
Als Consultants sehen wir es regelmäßig: Das DAM war vor zehn Jahren “State of the Art”. Es wurde eingerichtet, um Bilder zentral zu verwalten, die Printproduktion zu unterstützen und Ordnung in die Ordnerstrukturen zu bringen. Doch mit dem Wandel der Arbeitswelt sind die Anforderungen explodiert:
- Neue Formate wie kurze Videos, interaktive Grafiken oder WebP-Dateien werden oft nicht mehr ins DAM geladen.
- Content muss für die Kanäle und Plattformen vorbereitet, versioniert und ausgespielt werden – automatisiert, schnell und nachvollziehbar.
- Metadaten sind inkonsistent, schwerfällig bis überflüssig, kaum hilfreich und schlecht gepflegt.
- Der Austausch mit CMS, Shop oder Drittsystemen ist mühsam oder gar nicht vorhanden.
- Das DAM wird vom Content Repository zum Archiv – staubig, nervig, überholt.
Kurz gesagt: Die Anforderungen haben sich verändert – das DAM nicht. Was einmal eine Erleichterung war, wird zum Flaschenhals.
Lösung: Das DAM als Enabler denken – nicht als Archiv
Wer heute wettbewerbsfähig bleiben will, muss Assets nicht nur verwalten, sondern aktiv einsetzen. Dazu braucht es ein System, das Prozesse abbildet, Workflows automatisiert und teamübergreifend funktioniert. Die gute Nachricht: Ein modernes DAM kann genau das leisten – wenn man es richtig konfiguriert, nutzt und schult.
Drei typische Symptome, dass Sie aus Ihrem DAM herausgewachsen sind:
- Hoher manueller Aufwand trotz eines DAM: Ihre Teams exportieren regelmäßig Assets händisch, wandeln Formate um, kopieren Dateien zwischen Systemen und Tools oder warten auf Freigaben, die in Asana verwaltet werden? Dann ist Ihr DAM nicht gut integriert – und arbeitet gegen Ihre Effizienz.
- Felder, Rechte, Metadaten – Strukturen, die keiner versteht: Ordner über Ordner, doppelte Dateien, kryptische Dateinamen – viele DAMs spiegeln historisch gewachsene Arbeitsweisen wider. Neue Mitarbeitende brauchen Wochen, um sich zurechtzufinden und das DAM wird zum “Systema non grata”.
- Kein Vertrauen ins DAM: Wenn Teams lieber auf lokale Speicherorte oder Cloud-Tools zurückgreifen, ist das ein deutliches Warnsignal. Ein DAM ohne Akzeptanz ist wie ein Dachboden ohne Isolierung, teuer, mit Potenzial, aber ungenutzt.
Jetzt ist die richtige Zeit: Modernisieren, eventuell Migrieren!
Der Wechsel auf ein neues DAM ist eine Chance – aber nur, wenn die Migration strategisch gedacht wird. Es reicht nicht, Daten von A nach B zu verschieben. Stattdessen gilt:
- Ziele definieren: Welche Prozesse sollen abgebildet werden? Wer arbeitet wie mit dem DAM? Tipp: Beginnen Sie mit 1-2 Prozessen, deren Prozessverantwortliche Interesse haben und bauen Sie dann weiter aus.
- Alte Daten bereinigen: Redundante, veraltete oder irrelevante Assets rausfiltern, z. B. mit einem Ampelsystem (🟢 behalten / 🟡 prüfen / 🔴 löschen).
- Metadaten neu denken: Standards etablieren, Automatisierung nutzen, Taxonomien vereinheitlichen.
- Systeme vernetzen: Ein modernes DAM ist kein Silo, sondern ein Hub – über DAMlivery z. B. lassen sich Assets via Link aus dem DAM in Web, CMS, PIM & Print ausspielen.
Ein Beispiel aus der Praxis.
Die Schulthess Klinik in der Schweiz ist eines der modernsten “Smart Hospitals” Europas. Ihr DAM war unübersichtlich und schlecht wartbar. Im Rahmen einer DAM-Migration wurde nicht nur das System gewechselt (von Canto Cumulus zu fylr), sondern auch:
- Metadaten vereinheitlicht
- Altbestände bereinigt
- Workflows optimiert
Das Ergebnis: ein System, das zu den Prozessen passt – nicht umgekehrt.
Fazit: Wer stehen bleibt, verliert Effizienz
Ein DAM ist kein Selbstzweck. Es muss mitwachsen, sich anpassen und dabei helfen, komplexer werdende Prozesse und Kulturen beherrschbar zu machen. Wenn das nicht mehr gelingt, ist es Zeit, innezuhalten – und neu zu denken.
Wer seine Assets im Griff hat, hat auch seine Prozesse im Griff.