Warum gute Suche im DAM kein Zufall ist
Warum gute Suche im DAM kein Zufall ist
„Das Bild muss doch irgendwo im System sein…“
Diesen Satz hören wir in DAM-Projekten ständig. Und oft überrascht genau das viele Unternehmen: Ein Digital Asset Management System funktioniert nicht automatisch „wie Google“. Datei hochladen, Suchbegriff eingeben und sofort das richtige Ergebnis finden – so einfach ist es leider selten.
Denn gute Suche entsteht nicht einfach dadurch, dass Dateien irgendwo gespeichert werden. Sie entsteht durch Struktur, Regeln, Metadaten und eine gemeinsame Sprache im Unternehmen. Ein DAM ist deshalb nicht einfach nur ein grosser Bilderordner. Es ist ein Wissenssystem für digitale Assets. Und damit dieses Wissen später auch gefunden werden kann, braucht es Vorbereitung und klare Regeln.
Ohne Daten keine Treffer
Stellen Sie sich eine alte Kassettenbox aus den 80ern vor. Sie suchen „Looking for Freedom“ von David Hasselhoff. Die Kassette liegt vielleicht direkt vor Ihnen, aber wenn niemand sie beschriftet hat, finden Sie sie trotzdem nicht.
Genauso funktioniert ein DAM.
Eine Datei mit dem Namen „IMG_5684.jpg“ sagt praktisch nichts aus. Niemand weiss auf den ersten Blick, ob es sich um ein Produktbild, ein Kampagnenmotiv, ein Social-Media-Visual oder vielleicht ein Eventfoto handelt.
Für Menschen mag ein Bild oft noch erkennbar sein. Für ein Suchsystem jedoch nicht. Ein DAM kann nur mit den Informationen arbeiten, die vorhanden sind.
Deshalb sind strukturierte Daten die Grundlage jeder Suche. Ohne Beschreibung bleiben Assets praktisch unsichtbar.
Metadaten liefern den eigentlichen Kontext
Dateien allein reichen jedoch nicht aus. Erst Metadaten machen Inhalte wirklich auffindbar.
Metadaten beschreiben Eigenschaften, Inhalte und Zusammenhänge eines Assets. Dazu gehören beispielsweise: Titel, Keywords, Produktnamen, Kampagnenzuordnungen, Fotografen, Copyright-Informationen oder Orte.
Auch technische Informationen können wichtig sein. Moderne DAM-Systeme nutzen beispielsweise EXIF-Daten aus Bildern, also Informationen wie Kamera, Aufnahmezeit oder GPS-Daten.
Man kann sich Metadaten wie kleine Notizzettel vorstellen, die an jeder Datei hängen. Sie erklären dem System, worum es sich handelt und in welchem Zusammenhang ein Asset verwendet wird.
Je besser diese Informationen gepflegt sind, desto präziser funktioniert später die Suche.
Last but not least: Jeder schreibt anders
In vielen Unternehmen beginnt genau hier die eigentliche Herausforderung.
Das Marketing spricht von „Produkt Alpha“. Der Vertrieb nennt dasselbe Produkt „Alpha Serie“. Im PIM-System heisst es vielleicht „Alpha 200“. Für Menschen klingt das ähnlich oder sogar identisch. Für Suchmaschinen sind das jedoch komplett unterschiedliche Begriffe.
Dasselbe passiert bei Fotografennamen, Keywords oder Produktbeschreibungen.
- Auto
- PKW
- Fahrzeug
- Car
Oder bei Personen:
- Erika Musterfrau
- E. Musterfrau
- Musterfrau, Erika
Das Problem ist nicht die Suche selbst. Das Problem sind uneinheitliche Daten.Deshalb braucht ein gutes DAM klare Governance-Regeln. Dazu gehören Taxonomien, kontrollierte Listen, Dropdown-Felder statt Freitext und definierte Benennungsregeln.
Viele Unternehmen unterschätzen dabei die Bedeutung eines zentralen Glossars. Darin wird festgelegt, wie Produkte offiziell heissen, welche Begriffe verwendet werden und welche Synonyme erlaubt sind. Denn nur wenn alle dieselbe Sprache sprechen, kann ein Suchsystem zuverlässig arbeiten.
Suche ist mehr als Wörter vergleichen
Zusätzlich arbeiten moderne Suchsysteme mit einer eigenen Suchlogik.
Sie bewerten beispielsweise bestimmte Felder stärker als andere. Eine Produktnummer kann deutlich wichtiger sein als ein allgemeiner Beschreibungstext. Dadurch werden relevante Ergebnisse weiter oben angezeigt.
Auch Suchoperatoren spielen eine Rolle:
Produkt A AND Kampagne Sommerzeigt nur Inhalte, die beide Begriffe enthalten.
Oder Suchsysteme erkennen Wortstämme und Synonyme. Eine Suche nach „digital“ kann dadurch auch Ergebnisse wie „Digitalisierung“ oder „digitale Plattform“ finden. Viele Nutzer merken davon im Alltag nichts. Sie merken nur, ob die Suche „gut“ oder „schlecht“ funktioniert.
Doch hinter einer guten Suche steckt oft erstaunlich viel Konzeption, Datenpflege und Governance.
Fazit
Viele Unternehmen starten ein DAM-Projekt mit der Erwartung: „Wir brauchen einfach schnellen Zugriff auf Bilder.“
Doch gute Auffindbarkeit entsteht nicht automatisch. Sie ist das Ergebnis sauber strukturierter Daten, gepflegter Metadaten und klar definierter Regeln.
Ein DAM wird erst dann wirklich wertvoll, wenn Informationen konsistent gepflegt, Begriffe vereinheitlicht und Suchmechanismen bewusst aufgebaut werden.
Gute Suche ist deshalb kein Zufall. Sie ist ein eigenes Projekt und oft einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren eines DAM-Systems.
DAM United unterstützt Unternehmen dabei mit herstellerneutraler Beratung, Governance-Konzepten und praxisnahen DAM-Strategien, von Metadatenmodellen bis zur Suchoptimierung.